Vandselskab og modtagelse af fakturaer på EAN-nummer - erfaringer

På DANVAs anmodning har jeg skrevet om vore erfaringer. Det er mit håb, at denne lille guide kan hjælpe andre med at komme smertefrit igennem processen. Det skal understreges, at notatet her blot angår modtagelsen af fakturaerne. Den videre behandling er efter vores opfattelse endnu mere kompliceret, medmindre man bare vil udskrive fakturaerne og behandle dem som papirfakturaer.

Jeg er habil it-bruger, men dette var et helt nyt territorie for mig, så det kostede både tid og fejltagelser at løse problemet. Der skal med andre ord afsættes en rum tid til opgaven, som til tider nærmest fremstod som et pionerarbejde.

Processen omfatter disse trin:

1. Køb det nødvendige antal EAN-numre
2. Indgå en aftale med en VANS-udbyder
3. Bliv tilføjet til Nemhandels "whitelist"

1) Køb EAN-numre

EAN-nummeret er en slags elektronisk adresse - det kan godt sammenlignes med en e-mailadresse. Når en leverandør sender en faktura til den elektroniske adresse, ender den i en elektronisk postkasse tilhørende virksomheden.

Der findes to slags EAN-numre:

• Offentlige EAN-numre (5798XXXXXXXXX) som udstedes af Økonomistyrelsen bl.a. via kommunerne.
• Private EAN-numre (5790XXXXXXXXX) som udstedes af GS1

Nogle mindre forsyninger må i en overgangsperiode købe service af kommunen, og kan formentlig ad den vej få et offentligt EAN-nummer. Men da mindre forsyninger ikke kan forvente at blive ved med at kunne købe service af kommunen, anbefaler jeg, at man køber et privat EAN-nummer allerede fra starten.

På gs1.dk kan man læse mere om EAN-numre. Til elektronisk datakommunikation bruger man den type som hedder "GLN". Har man som os kun brug for et enkelt EAN-nummer, kan man nøjes med et GLN type B. Har man brug for flere, så vil jeg anbefale at kontakte GS1 for korrekt vejledning.

Det tager omkring 3 hverdage fra GS1 modtager betaling og ansøgningsblanket, til du modtager EAN-nummeret. Når EAN-nummeret er i hus, kan man indgå en aftale med en VANS-operatør.

2) Aftale med VANS-operatør

VANS-operatøren sørger for at formidle de elektroniske dokumenter, som bliver sendt til dit EAN-nummer, så de lander i din postkasse. Der findes fem VANS-operatører i Danmark. På Økonomistyrelsens hjemmeside er der en oversigt over dem:

http://www.oes.dk/sw9892.asp

Deres grundydelse er basalt den samme, men de har forskellige tekniske løsninger, og har forskellige priser. Man betaler et engangsbeløb for oprettelse, et årligt abonnement samt et variabelt beløb for trafikken. Derfor er det en god ide at danne sig et overblik over, hvor meget man kommer til at modtager og sende om måneden, så man kan sammenligne priser.

Derudover er det en god ide at tage stilling til, hvordan man gerne vil modtage fakturaerne. Enten kan man logge på en postkasse på nettet, eller man kan installere et program på sin server, som automatisk henter dem. Der er også andre muligheder, som udbyderne kan fortælle meget mere om.

De er meget hjælpsomme, og svarer også på mere tekniske spørgsmål, så ring endelig til dem. Men ring kun til de kontaktpersoner som står nævnt på Økonomistyrelsens hjemmeside. De er de eneste hos udbyderne, som har forstand på det!

3) Optagelse på Nemhandels "whitelist"

Et af problemerne med private EAN-numre er, at man ikke kan sende til dem via gratis services som programmet Nemhandel eller Virk.dk's fakturaportal.

De forsyninger, som er så heldige at være 100% kommunalt ejede, kan dog få deres private EAN-nummer optaget på Nemhandels "whitelist", så leverandørerne alligevel kan bruge de gratis forsendelsesmetoder.

For at blive optaget, skal man kontakte Nemhandel Support:

Nemhandel@itst.dk

Telefon 7026 5676

Min historie

Som tidligere nævnt, havde vi gennem længere tid indlæst vores elektroniske fakturaer i et specialudviklet modul til Microsoft Business Solutions C5. Filerne hentede vi i en elektronisk postkasse hos kommunen.

Jeg var som sagt novice, da startede op på projektet. Jeg havde en forventning om, at programmet "Nemhandel" var løsningen. Dette havde jeg også fået bekræftet hos flere it-folk, som troede at de havde forstand på det. Men efterhånden som udskillelsen kom nærmere, og jeg stadig ikke havde fået Nemhandel gjort klar, valgte jeg at kontakte Nemhandel Support, for at få bekræftet mine antagleser. De svarede på en pæn måde, at jeg var på vildspor, og at jeg skulle søge hjælp - altså it-mæssigt.

Mit store gennembrud var, da jeg forhørte mig rundt i Herning Kommune, hvor jeg endelig fik et klokkeklart svar i IT-afdelingen, nemlig at de kunne bestille et EAN-nummer til os, og at vi skulle indgå en aftale med en VANS-udbyder. Men da vi jo ikke må købe service fra kommunen, måtte jeg selv skaffe et EAN-nummer.

Først jagtede jeg muligheden for at få et offentligt EAN-nummer, men blev afvist af Økonomistyrelsen, ligesom DANVA lå inde med et dokument, hvor det fremgik at vi skulle have et privat nummer. I stedet bestilte jeg et GLN-B-nummer hos GS1.

Derudover dannede jeg mig et overblik over, hvad vi ville komme til at modtage af fakturaer, ligesom jeg kom frem til, at vi gerne ville modtage fakturaer via en klient på vores server, så filerne kunne lande i en mappe, som MBS C5 kunne hente dem direkte fra. Det ville spare os et par minutters arbejde dagligt i forhold til den tidligere arbejdsgang.

Herefter ringede jeg til alle VANS-operatørerne og forklarede dem hvad jeg ønskede, hvorefter de forklarede deres løsning og priser. Jeg stillede også nogle lettere tekniske spørgsmål, og fik i nogle tilfælde en rigtig god snak om forskellige ting.

Efter en sammenligning af VANS-operatørerne stod det meget klart for mig, hvem der havde den skarpeste pakke til vores behov. Jeg følte også at de var lidt længere fremme i skoene med teknisk service. Jeg havde sikret mig, at de kunne levere et hente-sende-program som kunne fungere på en Windows 2008 64 bit-server, så jeg indgik en aftale med den leverandør, og overlod det tekniske til it-folkene. Det viste sig dog, at programmet ikke kunne hente fakturaer, når det kørte på en Windows 2008 64 bit-server, men så lavede VANS-operatøren i stedet en anden løsning som kunne automatiseres.

Nu lander vores modtagne fakturaer i en indbakke, hvor vores økonomisystem tager dem fra. Og når vi skal til at sende fakturaer elektronisk, lægger vores økonomisystem dem i en udbakke, hvorefter hente-sende-programmet automatisk vil sende dem.